Methode 1. Taken splitsen

Veel verenigingen hebben een bestuur en commissies. Commissie PR, commissie sponsoring, commissie activiteiten etc. Het bestuur weet wat er binnen de vereniging gebeurt en bestuursleden nemen zelf ook veel taken op zich. Taken zijn vaak uitgeschreven in handboeken. We zien vaak dat veel taken bij 1 persoon liggen. Dat kan anders.

Taken kunnen heel goed worden opgesplitst, waardoor er meer mensen weinig taken doen, maar gezamenlijk een klus klaren.

En nu aan de slag

Stap 1  Grote taak opsplitsen in deeltaken

Alle taken die er moeten gebeuren, worden in deze methode gesplitst in deeltaken. Zet bij de taak ook of dit dagelijks, wekelijks, maandelijks of eens per jaar is en hoeveel tijd men hiervoor kwijt is.

Het is belangrijk om alle taken goed op te splitsen in kleine deeltaken.

Zet bij elke taak ook een schatting hoeveel tijd men daaraan kwijt is, per week, per maand, per jaar.

Stap 2  Lijst versturen aan alle leden

Alle leden van de vereniging krijgen de lijst met alle taken en kunnen hun naam zetten bij een taak die ze op zich willen nemen.

Zet zelf ook je naam achter een paar taken, dat enthousiasmeert de anderen.

Voordeel is dat alle leden iets kunnen aankruisen dat bij henzelf past. Als mensen doen wat ze leuk vinden en doen waar ze goed in zijn, is de betrokkenheid groter.

Stap 3  Inventariseren en mensen contact met elkaar laten leggen

Alle namen worden bij elkaar gebracht en aan elkaar doorgegeven. Daarbij wordt de vraag gesteld met elkaar contact te leggen en afspraken te gaan maken.

Uiteraard kun je dit als bestuur wel begeleiden, maar laat hierdoor vooral nieuwe ideeën ontstaan. Dit kan zelfs vernieuwing in de organisatie brengen. Laat dus op tijd weer los.

Voorbeeld van een takenlijst met deeltaken

Deeltaken (PR-commissie)/ Tijdsinvestering/ Naam

• Foto’s maken bij activiteiten: 8 x per jaar 2 uur
• Ledenlijst bijhouden: 2 x per maand 2 uur
• Stukjes schrijven voor de website: Elke maand 1 uur
• Posters rondbrengen: 8 x per jaar 2 uur

Een voorbeeld uit de praktijk

De secretaris van de seniorenvereniging wil stoppen met zijn taak. De hoeveelheid taken groeit hem boven het hoofd.

Tijdens de jaarlijkse ledenvergadering wordt deze keer niet gevraagd wie de nieuwe secretaris wil worden (dat had tot nu toe nog nooit iets opgeleverd), maar wordt aan alle aanwezige leden gevraagd iets kleins op zich te nemen. Duidelijk wordt aangegeven: “Ieder mag doen waar hij of zij goed in is”. Er gaan veel handen de lucht in en de leden kunnen ter plekke iets aankruisen. De zaal wordt enthousiast en de meeste taken worden ingevuld.

Na een half jaar blijkt dat 80% van de leden nu actief is en er ontstaat een nieuwe dynamiek binnen de vereniging. Nieuwe werkgroepjes worden geformeerd en alles wordt nu door de leden gedaan.

En de secretaris: die is formeel aangebleven als secretaris, maar doet nu alleen wat hij zelf leuk vindt en voelt zich gesteund door de leden van de vereniging. Er ontstaat zelfs een

wij-gevoel.

Ter inspiratie een paar deeltaken van de secretaris van deze seniorenvereniging:

Deeltaken (secretaris)/ Tijdsinvestering/aantal nodig/ Naam en waarom hij/zij

• 10 zieke leden bezoeken: 10 x 1,5 uur per jaar / 2 mensen nodig
• Kerstkaarten versturen: In december, 6 uur / 2 mensen nodig
• Een krans leggen bij monument tijdens dodenherdenking: 4 mei, 2 uur / 2 mensen nodig
• De ledenlijst bijhouden in Excel: 4 uur per maand / 1 persoon nodig