Methode 3. Belactie voor meer vrijwilligers
Vrijwilligers werven door een belactie
- Belactie onder de aandacht.
- Inventariseer alle vrijwilligerstaken.
- Aan de slag met bellen.
- Koppel uitkomsten aan vrijwilligerstaken.
- Uitkomsten bespreken.
En nu aan de slag
Maak je belactie breed bekend
Maak binnen de organisatie bekend dat er een actie wordt gehouden onder de leden en laat hen namen en telefoonnummers aandragen van nieuwe mensen die ook kunnen worden gebeld. Zo zijn de leden voorbereid.
Maak je actie ook breed bekend (ook buiten je organisatie) door een persbericht, via YouTube, sociale media, een aankondiging op de website, in het clubnieuws etc.
Inventariseer de vrijwilligerstaken
Je kunt de vrijwilligersvacatures opsplitsen in deeltaken.
Maak een overzicht van alle vrijwilligersvacatures die openstaan en van alle vrijwilligersvacatures die zijn ingevuld.
Mensen die al op een post zitten worden ook gebeld. Wie weet zijn er vrijwilligers die iets anders willen doen, of er nog iets bij willen doen.
Aan de slag met bellen
Om goed te kunnen inventariseren gebruik je voor elk gesprek een eigen formulier.
Koppel uitkomsten van de gesprekken aan vrijwilligerstaken
Als alle mensen zijn gebeld, worden de belformulieren gekoppeld aan de takenlijst.
Zorg voor goede inventarisatie van de antwoorden.
Koppel de uitkomsten terug
In de tweede belronde worden alle uitkomsten met de vrijwilligers persoonlijk besproken en worden er afspraken gemaakt. Als je in de gelegenheid bent een bijeenkomst te organiseren, kunnen groepjes worden gevormd en kunnen de mensen zelf vervolgafspraken maken. Digitaal kan dit natuurlijk ook. Laat mensen weten wie wat gaat doen en zorg ervoor dat zijzelf aan de slag kunnen en elkaar kunnen gaan benaderen.
Voorbeeld van het vacatureoverzicht:
Functie / Aantal / Taken/ Aantal uren/ We vragen
Voorzitter jury-commissie/ 1/ Leidinggeven jury, Vergadering leiden/ 6 x per jaar 3 uur/ Lef hebben, Overzicht houden, Besluiten kunnen nemen,
Redactielid website/ 2/ Teksten schrijven, Contact lokale pers, Contact 2 sponsors, Foto’s maken, Sociale media/ Elke maand 4 uur per persoon/ Kunnen schrijven, In bezit van camera, Kennis van Facebook, Kunnen interviewen
Activiteitenvrijwilliger jeugdgroepen/ 6/ Activiteiten organiseren, Kinderen begeleiden/ 4 x per jaar 20 uur/ Creatief bezig zijn, Kunnen omgaan met kinderen van 6-8 jaar, VOG overleggen
Jeugdleider/ 4/ Organiseren jeugdkamp/ Eens per jaar voorbereiden en kamp zelf, Totaal 80 uur/ Goed kunnen omgaan met jeugd van 12+, VOG overleggen, Samenwerken
Het belformulier
Wie heb ik aan de telefoon?
O het lid
O vader / moeder / verzorger van het lid
O iemand anders
Algemene gegevens
Naam ......................................................................
Telefoon ......................................................................
E-mail ......................................................................
Welk beroep/functie heb je in het dagelijks leven (of gedaan)?
......................................................................
Indien je nog scholier of student bent: welke opleiding volg je?
......................................................................
Wat zijn je hobby’s?
......................................................................
Doe je bij onze organisatie vrijwilligerswerk dat bij je past / doe je iets wat je leuk vindt?
O Ja
O Nee
Uitleg:
......................................................................
Waarvoor wil je niet benaderd worden, wat wil je niet doen?
......................................................................
Welke taken of klussen zou jij voor onze vereniging (extra) willen uitvoeren?
Zie de vacaturelijst
......................................................................
......................................................................
Mogen wij je benaderen voor hulp bij eenmalige activiteiten?
O Ja
O Nee
Zijn er nog zaken waar we rekening mee moeten houden?
......................................................................
......................................................................
Koppel hier dit formulier aan de takenlijst
Invullen door de interviewer
Taken die bij deze persoon kunnen passen zijn
......................................................................
Nog even dit
Natuurlijk zijn alle vragen aan te passen. Belangrijk is in ieder geval dat je goed luistert en inventariseert wat mensen wel en niet willen. Ook als daarmee niet alle taken worden ingevuld.
Als bepaalde taken door niemand gedaan willen worden zal daar een andere oplossing voor moeten worden gezocht. Leden worden alleen actief als ze iets kunnen doen dat bij hen past. Vrijwilligerswerk mag tenslotte leuk zijn. Bovendien zorgt dit voor meer betrokkenheid bij de vereniging.
De belactie vindt in een korte periode plaats, bijvoorbeeld iedereen wordt in eenzelfde week gebeld.
Stuur iedereen na die week een bevestiging en geef daarin aan dat er op korte termijn gereageerd gaat worden op wat men heeft aangegeven. Doe dat ook en kom je afspraak na!